Un plan de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo es una herramienta que permite asegurar el correcto funcionamiento y prolongar la vida útil de los dispositivos informáticos de una organización. El objetivo es prevenir posibles fallas o averías que puedan afectar el rendimiento, la seguridad y la disponibilidad de los equipos.
¿Para qué un plan de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo?
Esta actividad consiste en realizar revisiones periódicas y acciones correctivas para evitar posibles fallas o averías en los componentes de hardware y software de los dispositivos informáticos. Permite prolongar la vida útil de los equipos, optimizar su rendimiento y prevenir posibles pérdidas de información o daños irreparables.
Un plan de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo es un documento que establece las actividades, los procedimientos, los recursos y los responsables del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo de una organización o empresa.
El plan debe estar basado en un diagnóstico previo de las condiciones y necesidades de los equipos, así como en las normas y estándares técnicos vigentes.
Beneficios
- Mejorar la seguridad y la confiabilidad de los equipos, evitando posibles fallas que puedan comprometer la integridad de los datos o la continuidad de las operaciones.
- Reducir los costos asociados a reparaciones o reemplazos de piezas o componentes dañados por el uso o el desgaste.
- Aumentar la productividad y la eficiencia de los usuarios y los procesos que dependen de los equipos de cómputo, al garantizar su disponibilidad y funcionamiento óptimo.
- Cumplir con las normas legales y regulatorias que exigen el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo como parte del control interno y la gestión de riesgos.
¿Por dónde comenzar un plan de mantenimiento preventivo??
Para crear un plan de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo se deben seguir los siguientes pasos:
Relizar el inventario
Un inventario de equipos de cómputo es un registro detallado de todos los dispositivos informáticos que posee una organización o una persona. El objetivo de realizar un inventario es conocer el estado, la ubicación, el valor y el uso de los equipos, así como facilitar su mantenimiento, actualización y reemplazo.
Para realizar un inventario de equipos de cómputo se deben seguir los siguientes pasos:
Definir el alcance y los criterios del inventario
Se debe determinar qué equipos se van a incluir en el inventario, por ejemplo, si se consideran solo los ordenadores o también los periféricos, los dispositivos móviles, las impresoras, etc.
También se debe definir qué información se va a recopilar de cada equipo, como el número de serie, la marca, el modelo, las especificaciones técnicas, la fecha de compra, el precio, la garantía, el software instalado, etc.
Elegir el método y la herramienta para realizar el inventario
Se puede optar por un método manual o automatizado para recoger los datos de los equipos. El método manual implica visitar cada equipo y anotar la información en una hoja de papel o en una planilla electrónica. El método automatizado implica utilizar un software especializado que escanea la red y detecta los equipos conectados, extrayendo la información de forma remota. La ventaja del método automatizado es que ahorra tiempo y evita errores humanos, pero requiere una inversión inicial en el software y una configuración adecuada de la red.
Realizar el inventario y verificar la información
Se debe ejecutar el método elegido y recoger la información de todos los equipos dentro del alcance definido, verificar que la información sea completa, precisa y actualizada, y corregir cualquier inconsistencia o dato faltante. De la misma manera, se recomienda asignar un código o etiqueta a cada equipo para facilitar su identificación y seguimiento.
Analizar y reportar los resultados del inventario
Se debe procesar la información recopilada y generar reportes que resuman el estado y las características de los equipos de cómputo. Estos reportes pueden incluir gráficos, tablas, estadísticas y recomendaciones sobre el uso, el mantenimiento y la renovación de los equipos. Los reportes deben ser presentados a las personas o entidades responsables de la gestión de los equipos de cómputo.
Actualizar periódicamente el inventario
Se debe establecer una frecuencia para realizar nuevos inventarios o actualizar el existente, según las necesidades y los cambios que se produzcan en los equipos de cómputo. Se debe mantener un registro histórico del inventario para poder comparar su evolución y detectar posibles problemas o mejoras.
Definir los tipos de mantenimiento
Es necesario definir los tipos de mantenimiento que se van a aplicar a los equipos de cómputo empresariales, los cuales pueden ser clasificados en tres categorías: preventivo, correctivo y predictivo.
- El mantenimiento preventivo consiste en realizar acciones periódicas para prevenir posibles averías o deterioros en los equipos, tales como limpieza, lubricación, ajuste, calibración, actualización o sustitución de componentes. El objetivo es reducir la probabilidad de que ocurran fallas y optimizar el rendimiento de los equipos.
- El mantenimiento correctivo consiste en reparar o reemplazar los componentes que presentan fallas o daños en los equipos, ya sea por desgaste, mal uso, accidentes o condiciones ambientales adversas. El objetivo es restablecer el funcionamiento normal de los equipos y evitar mayores consecuencias.
- El mantenimiento predictivo consiste en monitorear el estado y el comportamiento de los equipos mediante sensores, software o análisis de datos, con el fin de detectar anomalías o indicios de fallas antes de que se produzcan. El objetivo es anticiparse a las averías y planificar las acciones de mantenimiento necesarias.
Los tipos de mantenimiento que se van a aplicar a los equipos de cómputo empresariales dependen de varios factores, como el tipo, la complejidad, la criticidad, la disponibilidad y el costo de los equipos, así como las políticas y los objetivos de la organización.
Establecer los procedimientos y las normas de seguridad
Los procedimientos y las normas de seguridad para el mantenimiento de equipos de cómputo empresariales se establecen de acuerdo con las especificaciones técnicas del fabricante, las regulaciones legales vigentes y las buenas prácticas de la industria.
Estos procedimientos y normas tienen como objetivo garantizar la integridad física de las personas, la protección del medio ambiente y la preservación de los equipos. Algunos ejemplos de procedimientos y normas de seguridad son: desconectar los equipos de la fuente de alimentación antes de manipularlos, utilizar herramientas adecuadas y certificadas, usar elementos de protección personal como guantes y gafas, evitar el contacto con sustancias peligrosas o inflamables, etiquetar y almacenar correctamente los componentes y los residuos generados, entre otros.
Esbozar un cronograma de mantenimiento
El cronograma de mantenimiento a equipos de cómputo empresariales es un documento que establece las actividades, los recursos y los tiempos necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de los dispositivos informáticos de una organización.
Debe incluir tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo, y debe estar alineado con los objetivos y las necesidades de la empresa. El cronograma debe dejar claro a quién o quiénes se les asignaron las tareas.
También deberá indicar las fechas y horas en las que se va a realizar cada actividad, teniendo en cuenta la disponibilidad de los equipos y el impacto en las operaciones de la organización.
Es importante evaluar periódicamente el plan de mantenimiento y hacer los ajustes necesarios según las necesidades y las condiciones de los equipos.
Un plan de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo es una inversión que puede ahorrar tiempo, dinero y problemas a una organización, al evitar fallas inesperadas que puedan interrumpir sus procesos o comprometer su información.
Además, contribuye a mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad del trabajo realizado con los equipos informáticos.
